jueves, 17 de mayo de 2012

CONCLUSIONES FORO 2


CONCLUSIONES FORO 2


De acuerdo al tema planteado para el foro 2
  • ¿En qué radica el éxito del plan de comunicaciones internas y externas?
  • ¿cómo se pueden superar los problemas al interior de la compañía a través de la comunicación organizacional?
Nuestro grupo de trabajo llego a las siguientes conclusiones:

La comunicación es utilizada como una herramienta estratégica de gestión encaminada  a alcanzar los objetivos y por supuesto metas definidas por una organización en base a la misión y visión de la misma; aquí el recurso humano  se presenta como el principal activo ya que es el intermediario entre la organización y el cliente transmitiendo confiabilidad,  compromiso, y una respuesta inmediata a su necesidad, pero para esto el colaborador debe tener acceso a una información clara veraz y suficiente que permita proyectar una imagen positiva tanto interna como externamente.

Definitivamente sin comunicación no hay cultura organizacional, por ello debe haber una inversión en esta así como la hay en los otros departamentos de una empresa, donde haya una capacitación adecuada al personal que conlleve al mejoramiento continuo de procesos y procedimientos, que permitan actuar eficaz,  y eficientemente que dará como resultado la productividad en la misma.

Una buena comunicación permite que la organización en general hable el mismo idioma permitiendo saber que se hace en   la empresa,  porque se hace, como se hace y para donde van, lo cual genera motivación en los colaboradores  ya que al mantener una comunicación abierta se tendrá en cuenta la opinión y discernimiento de los mismos y se tomarán decisiones mas acertadas.

Sin embargo al interior de las organizaciones se presentan una serie de situaciones que hacen se rompa este laso dando oportunidad a la desinformación y al error, pero ¿qué clase de situaciones son estas? ¿Qué hace que se den?

Por un lado se presenta  cuando el líder confunde el hablar con comunicar, ya que no todas las personas entienden de la misma manera, algunas son visuales, auditivas, ó quinestesicas, lo cual hace que el mensaje sea recibido de diferentes formas es por esto que el líder debe manejar un feedback para poder asegurarse que la decodificación del mensaje es la esperada.

En segunda instancia quisiéramos mencionar la falta de transmisión de la información donde esta en muchos casos no baja de los altos mandos produciendo incertidumbre, falta de confianza, y credibilidad, haciendo que los colaboradores muestran indiferencia y pierdan su norte que es actuar en base a los objetivos de la empresa.

Entre otros aspectos que influyen en no tener una buena comunicación organizacional resaltamos la falta de compromiso con las diferentes actividades del diario vivir, no asumir responsabilidades y echar la culpa al otro, enfocarse solo en vender y vender sin tener en cuenta el factor humano y desarrollo desde el ser.

Finalmente para poder dar solución a este tipo de inconvenientes consideramos que debe existir en toda organización un plan de comunicación, donde se le permita al colaborador mantener un contacto de calidad, abierto y bidireccional por supuesto  incluyéndolo y capacitándolo en las nuevas tecnologías de información las cuales permitirán que la información circule. De igual manera es necesario que se creen espacios oportunos donde haya una retroalimentación sobre la información emitida que permita hacer ajustes, y propuestas de mejora.

La comunicación es la rampa que permitirá dar el salto al éxito.










lunes, 14 de mayo de 2012

GUIA DE TRABAJO 2
EMPRESA: ECOPETROL

3. Aplica

3.1 Investigación aplicada una empresa

1.   Tome una empresa RECONOCIDA de cualquier sector y realice una investigación que le permita recopilar información sobre su misión-visión, valores y filosofía, cultura y clima organizacional. Analice la información obtenida y trate de describir la “personalidad” de la empresa.


Fuente: www.ecopetrol.com.co

Misión Grupo Empresarial
Encontramos y convertimos fuentes de energía en valor para nuestros clientes y accionistas, asegurando la integridad de las personas, la seguridad de los procesos y el cuidado del medio ambiente, contribuyendo al bienestar de las áreas donde operamos, con personal comprometido que busca la excelencia, su desarrollo integral y la construcción de relaciones de largo plazo con nuestros grupos de interés¹.

Visión
Al 2020 del Grupo Empresarial - Ecopetrol, Grupo Empresarial enfocado en petróleo, gas, petroquímica y combustibles alternativos, será una de las 30 principales compañías de la industria petrolera, reconocida por su posicionamiento internacional, su innovación y compromiso con el desarrollo sostenible¹.
¹http://www.ecopetrol.com.co/default.aspx


Valores Corporativos
Fuente: www.ecopetrol.com.co


Para Ecopetrol S.A. la responsabilidad es el emprendimiento comprometido y solidario del mejor esfuerzo por conseguir los objetivos empresariales, con un manejo eficiente de los recursos, asegurando el desarrollo sostenible del entorno y el auto cuidado, prevaleciendo el bien común por encima del interés particular.

Actúa con integridad porque son coherentes entre lo que piensan, dicen y emprenden dentro de los ámbitos personales y empresariales.

 Actúan con respeto reconociendo el derecho de la contraparte, conscientes de que este valor es el fundamento para la construcción de las relaciones interpersonales y empresariales vigorosas y benéficas.

Cultura Organizacional

La cultura organizacional se caracteriza por evidenciar los siguientes elementos:

Descripción Personalidad de Ecopetrol S.A.
Descripción Personalidad de Ecopetrol S.A.

Fuente: www.ecopetrol.com.co

Ecopetrol S.A. es la empresa más grande del país y la principal compañía petrolera en Colombia. Por su tamaño, Ecopetrol S.A. pertenece al grupo de las 39 petroleras más grandes del mundo y es una de las cinco principales de Latinoamérica.

Ecopetrol S.A. tiene la participación mayoritaria de la infraestructura de transporte y refinación del país, posee el mayor conocimiento geológico de las diferentes cuencas, cuenta con una respetada política de buena vecindad entre las comunidades donde se realizan actividades de exploración y producción de hidrocarburos, son reconocidos por la gestión ambiental.

Cuenta con campos de extracción de hidrocarburos en el centro, el sur, el oriente y el norte de Colombia, dos refinerías, puertos para exportación e importación de combustibles y crudos en ambas costas y una red de transporte de 8.500 kilómetros de oleoductos y poliductos a lo largo de toda la geografía nacional, que intercomunican los sistemas de producción con los grandes centros de consumo y los terminales marítimos.

2.  Realice un análisis sobre los recursos que integran la imagen e identidad de la empresa. (logo, colores, uniformes, papelería, etc.)





1.     Fuente: www.ecopetrol.com.co
La marca Ecopetrol y los elementos que la acompañan como parte del sistema de identidad visual de Ecopetrol S.A., que incluye el logo símbolo, eslogan, tipografía, colores y aplicaciones.

“Conserva la energía y la optimiza en su movimiento. Vive del sol. Tienen tantos tonos de verde como la naturaleza. Se sabe adaptar para evolucionar. Es descendiente de los dinosaurios, esos animales presentes en el origen mismo del petróleo. Representa la abundancia, la fertilidad, el crecimiento. Es un ser muy colombiano, pero al mismo tiempo de Latinoamérica, universal, que está presente desde México hasta Argentina. Es vida y energía” ².


La descripción hace referencia a la iguana, específicamente a la iguana verde, también conocida como iguana-iguana, la especie más abundante en la mayoría de sitios de operación de Ecopetrol y todo un ícono de la refinería de Barrancabermeja.

Esa iguana macho y joven es el símbolo que incorporó Ecopetrol a su identidad corporativa luego de un trabajo de investigación, análisis y desarrollo de marca

El tradicional amarillo de Ecopetrol, ahora se le suma el verde, propio de la iguana y de la naturaleza, representación por excelencia del compromiso con la vida y con nuevas fuentes de energía.

En la nueva marca la palabra “eco” se encuentra resaltada dentro del nombre de Ecopetrol para reforzar ese compromiso de la empresa y sus trabajadores con su entorno y con el medio ambiente. Ese prefijo, que mundialmente remite a ecología, va acompañado de la parte final de la palabra “petrol”, que hace referencia en muchos países y en varios idiomas a asuntos relacionados con petróleo y combustibles.


²http://www.ecopetrol.com.co/default.aspx


3.  Analice la comunicación publicitaria de la organización y describa los elementos (gráficos, lingüísticos, musicales y arquitectónicos) Busque en la web, blog, redes sociales u otros medios de la empresa.




La comunicación publicitaria emitida por Ecopetrol, busca generar una imagen de una empresa “abierta, confiable y progresista”; El concepto, imagen, y texto que presentan en sus diversos anuncios publicitarios busca potenciar la idea de invertir en la empresa más rentable del país dirigida hacia todo tipo de clase social.

Sus diseños son armoniosos, y sus mensajes se presentan de una manera clara, ordenada y lógica; su logotipo siempre se presenta de una manera muy visible y memorable. Los tonos de colores manejados se inclinan hacia los verdes proyectando una imagen ecológica, y de responsabilidad social. Sus imágenes son atractivas, manejan emociones como la confianza que debe sentir una persona al invertir en Ecopetrol.
En cuanto a los comerciales de televisión manejan un sonido con un fondo acorde con lo que ofrecen, una voz clara y agradable esto lo podemos observar en el ejemplo de uno de los comerciales de la segunda emisión de acciones:



4.   Determine si es coherente el mensaje y el medio y establezca la intención de lo que se quiere comunicar

Efectivamente el medio (publicidad en televisión, internet) y el mensaje son los apropiados, busca incrementar la confianza de las personas en una de las empresas más importantes de Colombia posicionándola en la mente del consumidor a través de inversiones retroactivas, si nos vamos a analizar el caso de la publicidad de la emisión de acciones.

Proyecta una imagen de la empresa positiva generando el deseo y posteriormente la necesidad de ser parte de esta como accionista generando expectativas, y motivaciones. De Igual manera su intención se centra en hacerla ver como una empresa socialmente responsable, visionaria y rentable, que contribuye con el desarrollo de personas y del país.

5.   ¿Haría alguna sugerencia a ésta empresa en términos de imagen? ¿Cuál y por qué? Justifique su respuesta.



La imagen de Ecopetrol es de una empresa sólida y respetable, con ganancias importantes para el país.  El  logotipo actual difiere del anterior por ser más moderno, colores más vivos y porque, aprovechando  el nombre de la Empresa Colombiana de Petroleos, manifiestan  crecimientos sostenibles muy amigables con el medio ambiente.  La iguana verde es una representación de la fauna de los climas cálidos en los que se realiza la exploración petrolera en Colombia.    Del logotipo actual, se resalta que está de acuerdo con la globalización del concepto ecológico y si se quiere dócil con la naturaleza a pesar de ser una empresa con tantas expectativas para el país.  La imagen de la empresa no solo es sólida sino respetada, la emisión exitosa  de acciones de la empresa la pone como una de las operaciones más grandes de acciones al público pionera en su tipo, muchas empresas seguirían la senda accionaria después de los buenos resultados en réditos que arroja Ecopetrol.  Aún hoy la empresa anuncia por todos los medios posibles la entrega de dividendos a sus accionistas cuyas cifras siempre son positivas.
Haciendo un consenso en el grupo decidimos indicar que lo que cambiaríamos a la imagen de Ecopetrol no es nada más que resaltar que, a pesar de ser una empresa mixta, es un patrimonio del pueblo colombiano, que muestre de los grandes logros de un país orgulloso de tenerla que inspira el nacionalismo, después de todo, son los recursos naturales de todos y el talento de compatriotas quienes hacen de esta empresa una de las más exitosas del continente.  Vemos en PDVESA  o YPF  la necesidad de crear una imagen de empresas en las que tiene participación el estado, pero que no solo está en búsqueda el bien gubernamental o nacional sino de la empresa lo que consideramos es de vital importancia para los socios de negocios de estas empresas.  No hace mucho la nacionalización de Repsol en Argentina nos muestra un claro ejemplo de cuando una empresa mixta o estatal opera en pro del bien de la nación más que buscar el beneficio de inversionistas  y mercado.

miércoles, 25 de abril de 2012

GESTION DE LA COMUNICACION

GESTION DE LA COMUNICACIÓN

Integrantes:

Sonia Alejandra González Valenzuela
Paulo Cesar Muñoz Patiño
Jinneth Alexandra García Ortiz
Ivor Augusto Cortes

CASO ESTUDIO


EMPRESA: "SOLUCIONES EN SISTEMAS"


 



EMPRESA: SOLUCIONES EN SISTEMAS

CASO ESTUDIO
DESCRIPCIÓN:

La empresa “Soluciones en Sistemas” Una empresa dedicada a la fabricación y comercialización de equipos de cómputo y software especializados para empresas de comunicaciones, ha decidido lanzar una nueva línea de productos como son video juegos para un nuevo mercado objetivo.

La empresa cuenta con una estructura organizacional en la cual se encuentran: un gerente general y unos gerentes de departamento: un gerente financiero, uno administrativo, uno de operaciones y un gerente comercial.

Cada gerencia cuenta con unos departamentos definidos, según la naturaleza de sus funciones como son: cartera, tesorería y Caja, Recursos humanos, Logística, telemercadeo, ventas y servicio al cliente, respectivamente.

En los últimos meses la empresa ha tenido una gran rotación de su personal debido a que han registrado errores en la realización de actividades, lo cual ha generado equivocaciones en la forma de trabajo, manifestadas en errores en fabricación de productos, pedidos, despachos, horarios, y atención a clientes, entre otros.

Una de las razones que se ha detectado al interior de la compañía y que generan estas fallas es un grave problema de comunicación interna y externa debido a:

·         Los departamentos no se encuentran integrados, cada uno es autónomo además no le interesa comentar sus planes a los demás miembros de la organización, por temor a las críticas o a que se involucren en sus asuntos propios.

·         Se registran instrucciones poco claras para adelantar las labores.

·         No hay un medio definido para consultar los procedimientos, no existen niveles claros de empoderamiento.

·         No se cuenta con un canal o medio establecido para recibir las inquietudes de clientes. Algunos de los funcionarios no están capacitados para atender a los clientes internos y externos ya que los términos que utilizan son muy técnicos, por lo tanto no hay fácil comprensión.

PROPUESTA ESCRITA


2.2 Si usted fuera contratado para hacer una asesoría a dicha institución en materia de comunicación organizacional y brindar solución a los problemas planteados, elabore una propuesta escrita para la gerencia de la empresa, en la cual desarrolle los siguientes puntos:

1.       Explique cuáles son los factores de la comunicación humana que influyen en la empresa. 

-Interacción:

En la comunicación humana el proceso de interacción cumple con la función de intercambio de ideas, satisfaciendo necesidades a medida que lo que se comunica se convierte en una acción.
El texto indica que en la empresa mencionada no existe integración, hay una despreocupación total hacia el trabajo en equipo lo cual es un elemento importante para lograr los resultados esperados ya que debe haber sinergia para que todos apunten hacia el mismo objetivo.

-Conocimiento:
 El  cual forma al ser humano en diversas competencias permitiéndole expresarse y enseñarle a los demás a través de técnicas y prácticas. En la empresa “se registran instrucciones poco claras para adelantar las labores”, no hay un saber saber, donde se demuestre la habilidad de guiar y expresar ante los demás un direccionamiento preciso, claro y veraz. Se debe contar con capacitación constante donde se atienda que no todos comprendemos de la misma manera y en los mismos tiempos lo que es 9 para una persona para otra puede ser un 6 por ello la importancia de la retroalimentación cuando se emite el mensaje. De igual manera cuando expresan que no hay niveles claros de empoderamiento es porque no se percibe credibilidad a la hora de expresarse y aplicar conocimientos.
“Por otro lado manifiestan que no hay un medio definido para consultar procedimientos” esto implica que no hay una comunicación formal que guie, pero sobre todo donde se plasme los estándares de procesos  y procedimientos.

-Manejo de las tecnologías de la información:
La evolución de la tecnología obliga al ser humano a cambiar directamente proporcional a esta; es importante que la empresa implemente las tecnologías de la información, capacitando a su personal abriéndolo a nuevas oportunidades y ventajas competitivas donde logre generar una imagen de empatía, y organización tanto externa como internamente y de igual manera donde se permita un acceso e intercambio de información de forma ágil y oportuna.
Se debe transmitir al personal de la empresa confianza, credibilidad técnica y táctica, donde se demuestre el saber saber, saber hacer, y saber ser.
2.  Determine 5 aspectos que pueden mejorar al interior de la empresa. Explicarlos brevemente.


1.       Mejorar las acciones de planificación
La planificación de las acciones deberá estar integrada dentro del plan de la empresa. Establecer los canales de comunicación y todas las actividades que requieran dedicación y esfuerzo de todo el personal para la atención y satisfacción de los clientes.

2.       Desarrollo de Personal Estructurado
La organización deberá mejorar la calidad de vida del trabajador, compuesta por elementos complementarios, es decir que cada individuo podrá iniciar y desarrollar, bajo su propia decisión y responsabilidad, sin sobrepasar las normas establecidas. Cabe mencionar que es indispensable que cualquier individuo que intente iniciar un proceso de desarrollo personal o interior, experimente un fuerte deseo y la necesidad de un cambio para mejorar todos los procesos al interior de la organización.
3.       Desarrollo de Técnicas de Gestión
Todos los procesos deben ser claros, para que la organización y los que forman parte de ella puedan desarrollar un trabajo enfocado hacia la satisfacción y el cumplimiento. Estos procedimientos deben realizarse de acuerdo a las normas vigentes y apoyadas en las herramientas que la organización ofrece para mejorar la eficacia y productividad del equipo.
4.       Selección de Personal Adecuado
Toda organización debe invertir en la contratación de personal profesional para cada área y asignación de las tareas especificas. Para la empresa es esencial contar con recursos humanos de calidad, con las personas adecuadas y en los lugares precisos, ya que el activo más importante de toda organización está conformado por las personas de la forman.
5.       Fortalecer la comunicación efectiva
Realizar las comunicaciones con un correcto entendimiento, que la información este en sintonía con las partes y poder conseguir los objetivos propuestos. Todos los involucrados en trasmitir y recibir información deberán realizarlo por medio de los canales de comunicación establecidos.

3.  Determine qué modelo de comunicación podría implementar.

La recomendación que hacemos como organización es trasmitir con eficacia la información, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Mejorar la capacidad de los canales de comunicación,  mejorar la velocidad en la creación y transmisión de mensajes, evitar la ambigüedad y los ruidos entre el emisor y el receptor y ampliar la codificación eficaz de los mensajes.
4.  Señale las características que podría reunir el comunicador organizacional.   Consideramos que, para este caso el comunicador organizacional de la empresa Soluciones en  Sistemas  debe reunirlas siguientes características:

·         Liderazgo.
Quien comunica al interior y al exterior de la empresa, debe ser líder  alguien con la capacidad de dirigir acciones y asignar tareas sin que esto infiera  una subordinación ciega de quienes tengan labores dentro del proyecto.  También nos referimos a la posición dentro de la empresa, ya que el líder del proceso de comunicación debe tener un rango que le permita  administrar recursos  humanos, técnicos y financieros.   El  comunicador también debe ser líder para conocer los procesos internos, identificar las fallas y la manera de comunicar los departamentos de la empresa para lograr sinergia.   Nuestro comunicador organizacional  no debe limitarse a transmitir datos por un canal a ciertas personas, debe estar involucrado en los procesos de la empresa ser conocedor e identificador  de fallas  y logros para que pueda saber qué comunicar, cuando hacerlo, a quienes y especialmente que tengamos la cereza que va a ser escuchado porque tenga visibilidad tanto en contabilidad y cartera como despachos así como   ventas,  tele mercadeo, despachos y servicio al cliente.

·         Empatía.
Nuestro comunicador debe ser una persona con capacidad de escuchar  y asimilar situaciones de los demás.  Para nosotros en este caso más que integrar la estrategia de comunicación,  como comunicador organizacional necesitamos a una persona que pueda interrelacionarse fácilmente con los departamentos para acoger sus necesidades y plasmarlas en la integración interdepartamental que a todas luces es lo que necesitamos  para entablar mecanismos de comunicación constantes.

·         Orden.
Esta característica implica un sentido de estructura que buena falta le hace a nuestra empresa en el caso de estudio.  Definir en la estrategia quien tiene el empoderamiento para tomar decisiones, quienes pueden ser los puntos de conexión para lograr   el interés entre los departamentos y la forma de mejorar los procesos con falla.   Esta aptitud del orden como característica debe ayudar  igualmente a la buena administración de los recursos.

·         Creatividad.
Estamos convencidos que la creatividad debe caracterizar a nuestro comunicador organizacional.  No se trata solo de definir canales, emisores y receptores sino de hacer ameno y entendible el mensaje por impositivo que sea y para esto se necesita innovación, un cambio que implique una nueva forma de comunicar si fuera necesario. 
5.  Cómo podría influir esta propuesta de comunicaciones en la relación con los clientes, los empleados, la gerencia y el lanzamiento de los nuevos productos.

Definitivamente la propuesta  va enfocada en trabajar por un bien común que es lograr la buena comunicación tanto interna como externa para la consecución de objetivos; a través de esta la empresa logrará impartir una imagen coherente con su razón de ser, misión y visión donde involucra directamente al cliente proporcionándole la seguridad y confianza necesaria para establecer y estrechar relaciones. A partir de esta el cliente percibirá el clima organizacional que se vive en esta, su eficacia, eficiencia, y productividad que generará un ambiente de organización y una imagen o identidad corporativa positiva.

La propuesta de comunicación presentada hará vivir y sentir a los empleados la empresa orientándolos hacia la misma meta, hablando todos el mismo idioma, siendo capaces de tomar decisiones  y de trabajar en equipo expresando  ideas e intercambiando opiniones que contribuyan al alcance de las metas. En cuanto al lanzamiento de nuevos productos se logrará persuadir al consumidor acerca de los productos y servicios que ofrece la compañía proporcionando la información necesaria sobre estos y las características, ventajas competitivas y cambiaos que surjan en el camino. Finalmente la gerencia estará en capacidad de determinar su público objetivo, la elección de los medios de comunicación, y la estrategia de comunicación identificando y aplicando la comunicación formal e informal.

BIBLIOGRAFIA