2.2 Si usted fuera contratado para hacer una asesoría a dicha institución en materia de comunicación organizacional y brindar solución a los problemas planteados, elabore una propuesta escrita para la gerencia de la empresa, en la cual desarrolle los siguientes puntos:
1. Explique cuáles son los factores de la comunicación humana que influyen en la empresa.
-Interacción:
En la comunicación humana el proceso de interacción cumple con la función de intercambio de ideas, satisfaciendo necesidades a medida que lo que se comunica se convierte en una acción.
El texto indica que en la empresa mencionada no existe integración, hay una despreocupación total hacia el trabajo en equipo lo cual es un elemento importante para lograr los resultados esperados ya que debe haber sinergia para que todos apunten hacia el mismo objetivo.
-Conocimiento:
El cual forma al ser humano en diversas competencias permitiéndole expresarse y enseñarle a los demás a través de técnicas y prácticas. En la empresa “se registran instrucciones poco claras para adelantar las labores”, no hay un saber saber, donde se demuestre la habilidad de guiar y expresar ante los demás un direccionamiento preciso, claro y veraz. Se debe contar con capacitación constante donde se atienda que no todos comprendemos de la misma manera y en los mismos tiempos lo que es 9 para una persona para otra puede ser un 6 por ello la importancia de la retroalimentación cuando se emite el mensaje. De igual manera cuando expresan que no hay niveles claros de empoderamiento es porque no se percibe credibilidad a la hora de expresarse y aplicar conocimientos.
“Por otro lado manifiestan que no hay un medio definido para consultar procedimientos” esto implica que no hay una comunicación formal que guie, pero sobre todo donde se plasme los estándares de procesos y procedimientos.
-Manejo de las tecnologías de la información:
La evolución de la tecnología obliga al ser humano a cambiar directamente proporcional a esta; es importante que la empresa implemente las tecnologías de la información, capacitando a su personal abriéndolo a nuevas oportunidades y ventajas competitivas donde logre generar una imagen de empatía, y organización tanto externa como internamente y de igual manera donde se permita un acceso e intercambio de información de forma ágil y oportuna.
Se debe transmitir al personal de la empresa confianza, credibilidad técnica y táctica, donde se demuestre el saber saber, saber hacer, y saber ser.
2. Determine 5 aspectos que pueden mejorar al interior de la empresa. Explicarlos brevemente.
1. Mejorar las acciones de planificación
La planificación de las acciones deberá estar integrada dentro del plan de la empresa. Establecer los canales de comunicación y todas las actividades que requieran dedicación y esfuerzo de todo el personal para la atención y satisfacción de los clientes.
2. Desarrollo de Personal Estructurado
La organización deberá mejorar la calidad de vida del trabajador, compuesta por elementos complementarios, es decir que cada individuo podrá iniciar y desarrollar, bajo su propia decisión y responsabilidad, sin sobrepasar las normas establecidas. Cabe mencionar que es indispensable que cualquier individuo que intente iniciar un proceso de desarrollo personal o interior, experimente un fuerte deseo y la necesidad de un cambio para mejorar todos los procesos al interior de la organización.
3. Desarrollo de Técnicas de Gestión
Todos los procesos deben ser claros, para que la organización y los que forman parte de ella puedan desarrollar un trabajo enfocado hacia la satisfacción y el cumplimiento. Estos procedimientos deben realizarse de acuerdo a las normas vigentes y apoyadas en las herramientas que la organización ofrece para mejorar la eficacia y productividad del equipo.
4. Selección de Personal Adecuado
Toda organización debe invertir en la contratación de personal profesional para cada área y asignación de las tareas especificas. Para la empresa es esencial contar con recursos humanos de calidad, con las personas adecuadas y en los lugares precisos, ya que el activo más importante de toda organización está conformado por las personas de la forman.
5. Fortalecer la comunicación efectiva
Realizar las comunicaciones con un correcto entendimiento, que la información este en sintonía con las partes y poder conseguir los objetivos propuestos. Todos los involucrados en trasmitir y recibir información deberán realizarlo por medio de los canales de comunicación establecidos.
3. Determine qué modelo de comunicación podría implementar.
La recomendación que hacemos como organización es trasmitir con eficacia la información, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Mejorar la capacidad de los canales de comunicación, mejorar la velocidad en la creación y transmisión de mensajes, evitar la ambigüedad y los ruidos entre el emisor y el receptor y ampliar la codificación eficaz de los mensajes.
4. Señale las características que podría reunir el comunicador organizacional. Consideramos que, para este caso el comunicador organizacional de la empresa Soluciones en Sistemas debe reunirlas siguientes características:
Quien comunica al interior y al exterior de la empresa, debe ser líder alguien con la capacidad de dirigir acciones y asignar tareas sin que esto infiera una subordinación ciega de quienes tengan labores dentro del proyecto. También nos referimos a la posición dentro de la empresa, ya que el líder del proceso de comunicación debe tener un rango que le permita administrar recursos humanos, técnicos y financieros. El comunicador también debe ser líder para conocer los procesos internos, identificar las fallas y la manera de comunicar los departamentos de la empresa para lograr sinergia. Nuestro comunicador organizacional no debe limitarse a transmitir datos por un canal a ciertas personas, debe estar involucrado en los procesos de la empresa ser conocedor e identificador de fallas y logros para que pueda saber qué comunicar, cuando hacerlo, a quienes y especialmente que tengamos la cereza que va a ser escuchado porque tenga visibilidad tanto en contabilidad y cartera como despachos así como ventas, tele mercadeo, despachos y servicio al cliente.
· Empatía.
Nuestro comunicador debe ser una persona con capacidad de escuchar y asimilar situaciones de los demás. Para nosotros en este caso más que integrar la estrategia de comunicación, como comunicador organizacional necesitamos a una persona que pueda interrelacionarse fácilmente con los departamentos para acoger sus necesidades y plasmarlas en la integración interdepartamental que a todas luces es lo que necesitamos para entablar mecanismos de comunicación constantes.
· Orden.
Esta característica implica un sentido de estructura que buena falta le hace a nuestra empresa en el caso de estudio. Definir en la estrategia quien tiene el empoderamiento para tomar decisiones, quienes pueden ser los puntos de conexión para lograr el interés entre los departamentos y la forma de mejorar los procesos con falla. Esta aptitud del orden como característica debe ayudar igualmente a la buena administración de los recursos.
· Creatividad.
Estamos convencidos que la creatividad debe caracterizar a nuestro comunicador organizacional. No se trata solo de definir canales, emisores y receptores sino de hacer ameno y entendible el mensaje por impositivo que sea y para esto se necesita innovación, un cambio que implique una nueva forma de comunicar si fuera necesario.
5. Cómo podría influir esta propuesta de comunicaciones en la relación con los clientes, los empleados, la gerencia y el lanzamiento de los nuevos productos.
Definitivamente la propuesta va enfocada en trabajar por un bien común que es lograr la buena comunicación tanto interna como externa para la consecución de objetivos; a través de esta la empresa logrará impartir una imagen coherente con su razón de ser, misión y visión donde involucra directamente al cliente proporcionándole la seguridad y confianza necesaria para establecer y estrechar relaciones. A partir de esta el cliente percibirá el clima organizacional que se vive en esta, su eficacia, eficiencia, y productividad que generará un ambiente de organización y una imagen o identidad corporativa positiva.
La propuesta de comunicación presentada hará vivir y sentir a los empleados la empresa orientándolos hacia la misma meta, hablando todos el mismo idioma, siendo capaces de tomar decisiones y de trabajar en equipo expresando ideas e intercambiando opiniones que contribuyan al alcance de las metas. En cuanto al lanzamiento de nuevos productos se logrará persuadir al consumidor acerca de los productos y servicios que ofrece la compañía proporcionando la información necesaria sobre estos y las características, ventajas competitivas y cambiaos que surjan en el camino. Finalmente la gerencia estará en capacidad de determinar su público objetivo, la elección de los medios de comunicación, y la estrategia de comunicación identificando y aplicando la comunicación formal e informal.
Bibliografía.
Comunicación empresarial segunda edición
ww.liderempresarial.com/num101/14.php
